Gmail è un servizio gratuito fornito da Google, pensato per lo più per uso personale e regolato da limiti per l’invio e la ricezione della posta.

Il supporto è limitato alla community ufficiale raggiungibile dal centro assistenza di Gmail dove è possibile ricevere una risposta da altri utenti e da esperti di prodotto. Le risposte (così come il supporto diretto) potrebbero impiegare anche diverso tempo in base al volume di domande aperte.

Gmail, in versione gratuita, pur essendo adatta a supportare un buon volume di email, mantiene pur sempre i suoi limiti. Con i suoi 15 GB di spazio condiviso con i vari servizi (Google Foto, Google DriveGmail), non è raro che la lista di email memorizzata possa diventare importante!

Vediamo insieme come gestire al meglio alcune delle difficoltà più comuni legate a grandi volumi di posta:

Visualizzare i messaggi non letti

In alcune situazioni potreste visualizzare la presenza di messaggi da leggere che però non sono immediatamente visibili nella schermata a cui avete accesso.

Trmite l’interfaccia web di Gmail o tramite app ufficiale (per Android oppure iPhone e iPad) è possibile recarsi in tutti i messaggi. Nel campo di ricerca è possibile digitare la seguente stringa: is:unread e confermare l’operazione cliccando sulla lente di ingrandimento.

Verranno ora mostrati tutti i messaggi che risultano ancora da leggere.

Trovare le email archiviate

La lista di tutta la posta archiviata e presente sul proprio account può essere trovata recandosi in tutti i messaggi. Per filtrare e quindi visualizzare esclusivamente le email archiviate prive di etichetta si può usare la seguente stringa nel campo di ricerca: has:nouserlabels -in:Sent -in:Chat -in:Draft -in:Inbox

Quando archivi una o più email puoi assegnarli un’etichetta (ad esempio archiviata) sarà così più facile da trovare.

Per maggiori informazioni puoi consultare la guida Gmail: Archiviare o disattivare i messaggi di Gmail

Visualizzare più messaggi per pagina

È possibile visualizzare in una sola pagina dell’interfaccia web fino a 100 conversazioni; si può impostare quest’opzione visitando la pagina impostazioni, scheda generali.

E se volessimo eliminare più messaggi di quelli visualizzati sulla pagina?

Eliminare più di 100 conversazioni

I passaggi che seguono riguardano l’interfaccia web di Gmail.

In alto ad inizio pagina possiamo trovare un’apposita casella da spuntare con il mouse per selezionare tutti i messaggi visibili nella pagina corrente come mostrato di seguito.

Nel caso in cui siano presenti più messaggi non mostrati nella stessa pagina verrà visualizzato un banner che ci permetterà di selezionare tutti gli altri messaggi non mostrati; sarà necessario dunque confermare l’operazione cliccando sull’apposito collegamento ipertestuale “seleziona tutte le xxx conversazioni”.

Sarà quindi possibile eliminare le conversazioni selezionate.

Effettuare ricerche approfondite

Se il numero di conversazioni è elevato potremmo avere necessità di consultare solo determinati tipi di email in questo caso è possibile utilizzare la ricerca e gli operatori di ricerca Gmail.

Spazio in esaurimento ed errori comuni

L’invio o la ricezione di grandi volumi di posta elettronica potrebbero causare alcune difficoltà tra cui l’esaurimento dello spazio a disposizione oppure il mancato recapito.

In questi casi il consiglio è quello di verificare lo spazio consumato e quello a disposizione (quest’ultimo meglio se uguale o superiore ad 1 GB) e nel caso di messaggi respinti consultare gli errori più comuni.

Se lo spazio a disposizione è esaurito o è in esaurimento sarà necessario liberare dello spazio

Se l’invio avviene a più destinatari è importante rispettare le linee guida per mittenti di messaggi collettivi.

Uso aziendale e backup

Per chi desidera utilizzare Gmail a scopo aziendale consigliamo l’uso di G Suite: un servizio con supporto dedicato, dove si utilizza un proprio dominio e dove è possibile avere maggiori integrazioni e garanzie.

Un ultima cosa: ricorda che è possibile di tanto in tanto scaricare una copia di backup dei propri dati tramite la funzione download dei dati; per ulteriore sicurezza potresti voler salvare delle copie di backup periodiche o magari generate prima di operazioni importanti!

Liberare di tanto in tanto il cloud da vecchie email potrebbe rendere la navigazione più semplice, veloce e sicura.

Per ogni ulteriore dubbio o difficoltà ci trovi a disposizione sulla Community di assistenza Gmail.