Come è noto, dallo scorso Aprile per festeggiare il suo quindicesimo compleanno, sia la versione Web che l’App di Gmail, hanno ricevuto importanti aggiornamenti e nuove funzioni come, ad esempio, Smart Compose (una funzionalità che permette all’utente di avere dei suggerimenti per terminare la parola quando inizia a scriverla) e la possibilità di programmare l’invio delle mail (funzione utile nel momento in cui, l’utente non può inviare un email in un certo momento).

Nel mese di marzo, era stato lanciato un programma beta per i clienti GSuite che ha consentito di attivare la modalità riservata, in prova, per il proprio dominio. Dopo diversi mesi di beta testing, Google ha annunciato che a partire dal prossimo 25 Giugno sarà disponibile di default anche per tutti gli utenti Gsuite la modalità riservata.

Annuncio ufficiale di Google all’interno del suo blog ufficiale:

Il 25 giugno 2019, questa funzione diventerà generalmente disponibile a tutti gli utenti Gsuite dando la possibilità di inviare e-mail in modalità riservata. Al momento del lancio, la modalità riservata verrà impostata su ON predefinito per tutti i domini con Gmail abilitato, a meno che non si scelga di disabilitare questa funzione

Cosa è la modalità riservata

Questa funzione, già disponibile da quasi un anno su dispositivo mobile e Desktop per tutti gli utenti privati, offre un modo sicuro per l’invio di messaggi che contengono dati sensibili impostando dei limiti alle operazioni che il destinatario sarà in grado di eseguire sulla mail. Infatti in fase di creazione del messaggio, si potrà impostare:

  • una data di scadenza (1 giorno, 1 settimana, 1 mese, 3 mese, 5 anni)
  • di richiedere un passcode tramite SMS
  • rimuovere la possibilità di inoltrare il messaggio

Queste impostazioni interesseranno sia il testo del messaggio che eventuali allegati impedendo al destinatario di inoltrare, copiare, stampare o scaricare i contenuti delle email o i loro allegati.

Inviare messaggi e allegati in modo riservato

Per prima cosa bisogna creare una nuova mail su Web o su App.

Da Computer

  • Accedi a Gmail da un computer.
  • Fai clic su Scrivi.
  • Nell’angolo inferiore destro della finestra, fai clic su Attiva la modalità riservata (icona orologio con lucchetto)
  • Imposta una data di scadenza e un passcode.
  • Fai clic su Salva.

Da App Android

  • Apri l’app Gmail sul tuo telefono o tablet Android.
  • Fai clic su Scrivi 
  • In alto a destra tocca Altro  Modalità riservata.
  • Attiva la  Modalità riservata. 
  • Imposta una data di scadenza, un passcode e altri controlli.
  • Fai clic su Salva.

Da App IOs

  • Apri l’app Gmail sul tuo iPhone o iPad.
  • Fai clic su Scrivi 
  • In alto a destra tocca Altro e poi Modalità riservata
  • Attiva la modalità riservata.
  • Imposta una data di scadenza, un passcode e altri controlli
  • Fai clic su Fine

Se viene scelto “Nessun passcode SMS”, i destinatari che utilizzano l’app Gmail potranno aprire l’email direttamente. Invece, ai destinatari che non utilizzano Gmail, verrà inviato un passcode tramite email.
Se viene scelto “Passcode SMS”, i destinatari riceveranno un passcode tramite SMS (dovrà essere inserito il numero di telefono del destinatario).

Nonostante la modalità riservata aiuti ad evitare inoltri involontari, è opportuno ricordarti che, è sempre possibile per il destinatario catturare uno screenshot o scattare una foto del contenuto di messaggio e/o degli eventuali allegati. Infatti, è lo stesso Google a segnalare ed avvisare tutti gli utenti:

Se un destinatario è malintenzionato o ha programmi dannosi sul computer, potrebbe comunque essere in grado di copiare il messaggio e/o gli allegati.

Disabilitare la modalità riservata

Come già detto a partire dal 25 giugno, la modalità riservata diventerà disponibile e abilitata per impostazione di default per tutti i domini degli utenti GSuite. L’opzione per disabilitare questa funzione è disponibile per gli amministratori. Al momento, infatti, gli amministratori posso scegliere tre preferenze:

  • Disabilita : questa opzione impedisce agli utenti del proprio dominio di inviare email con modalità riservata.
  • Abilita ora (beta)
  • Abilita: quando questa funzione sarà generalmente disponibile il 25 giugno 2019 abiliterà la modalità riservata di default.

Se doveste avere dubbi o riscontrare problemi, non esitate a contattarci nella Community di assistenza Gsuite (solo in lingua inglese).